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L Fatturazione elettronica come funziona questo nuovo adempimento?

L Fatturazione elettronica come funziona questo nuovo adempimento?
Enzo La Rosa Sep 17, 2018

Attualmente il modello su cui verrà attuato il passaggio alla fattura elettronica è quello relativo ai pagamenti alle Pubbliche Amministrazioni.

Il flusso di dati in formato digitale utilizzerà un percorso standardizzato chiamato Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica sarà compilata con un software specifico. Come studio ci stiamo muovendo per consigliare, a chi lo chiede, un software adatto alla compilazione della fattura elettronica ferma restando la scelta individuale dei nostri clienti anche in base al gestionale in uso . 

Una volta compilata la fattura dovrà essere firmata digitalmente dal soggetto emittente o dall’intermediario incaricato in modo da garantire la data di origine e il contenuto.

Il documento sarà poi inviato al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, in base alla legge, rappresenta una fase di passaggio obbligatorio  per tutte le fatture. 

Una volta effettuati alcuni controlli tecnici il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento al soggetto a cui è indirizzato, fungendo così da mezzo di interconnessione.

In base alla Legge di Bilancio 2018 dal 01/01/2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il SdI.

La norma specifica che i soggetti passivi IVA devono trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi effettuati e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato escluse quelle per cui è emessa o ricevuta una bolletta doganale. 

La trasmissione telematica va effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione.

Sono esonerati  i soggetti che rientrano nel regime forfettario.

 

COME FUNZIONA

Ricapitolando, i passi per la compilazione e invio della fattura elettronica sono:

  1. Compilazione della fattura su apposito programma;
  2. Apposizione della firma digitale;
  3. Invio tramite Sistema di Interscambio;
  4. Ricezione e registrazione della fattura;
  5. Conservazione della fattura elettronica su supporti digitali con backup (copia su supporti digitali di sicurezza per evitare la perdita di dati).

Le aziende prepareranno il documento in formato digitale su appositi programmi che lo compileranno secondo gli schemi ministeriali e genereranno il file XML che dovrà essere inviato.

Per quanto riguarda la fatturazione verso i consumatori privati privi di partita IVA le fatture elettroniche  del soggetto privato saranno archiviate nel loro cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate. E’ pertanto importante che ogni persona si registri sul sito dell’Agenzia delle Entrate per la richiesta delle credenziali di accesso al cassetto fiscale.

Una volta apposta la firma digitale si può trasmette il documento al SdI tramite PEC  per mezzo degli appositi servizi dell’Agenzia delle Entrate (soprattutto in questo periodo transitorio). 

Il SdI effettua i controlli per ogni fattura e in caso negativo recapita (entro 5 giorni) una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente sullo stesso canale dell’invio. I questo caso la fattura si considera non emessa.

In caso di controllo positivo il SdI recapita la fattura elettronica al ricevente e invia una ricevuta di consegna (che contiene le informazioni sulla data di consegna) con cui la fattura si considera emessa. 

Anche il recapito della fattura avviene tramite PEC del cliente che dovrà essere preventivamente registrato sul SdI.

La trasmissione al SdI delle fatture elettroniche da parte del fornitore può essere eseguita anche da intermediari ( commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati ecc), che possono gestire il flusso in entrata ed uscita per conto dei propri clienti, i cui codici destinatari andranno quindi inseriti al momento della registrazione.

Dal 01/01/2019 le fatture stampate e conservate su carta, non avranno valore legale. Le fatture che sono trasmesse e ricevute tramite SdI dovranno essere conservate in formato digitale su server online (cloud) o su supporti di sicurezza interni all’azienda (backup). Tale conservazione può essere effettuata presso l’azienda o utilizzando il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate tenendo presente però che è un servizio minimale e non integrabile con i sistemi di gestione delle aziende.

Oltretutto l’Agenzia delle entrate si dichiara “non responsabile per danni, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali”.

Al cliente sarà comunque possibile inviare al cliente oltre che il documento in formato digitale XML tramite SdI anche una versione PDF, anche se quella valida ai fini civilistici e fiscali è solo quella in formato XML (SdI). La fattura PDF è un’integrazione a quella digitale effettiva. 

Il nostro consiglio è, in caso di invio della fattura PDF di  allegare anche quella XML.

Come comportarsi in caso di errore nei contenuti?

Se la fattura arriva correttamente ma ci accorgiamo che c’è un errore nei contenuti è necessario procedere all’emissione di nota di credito/debito al fine di rimuovere l’errore.

Una volta inviata la nota di credito/debito si procederà a riemettere la fattura corretta.

Servizi dello Studio

Per i soggetti che hanno un numero limitato di documenti lo Studio La Rosa e Associati potrà gestire il flusso di documenti al fine di supportare il cliente in tutte le operazioni di passaggio e di gestione della fatturazione elettronica.

Link Utili

Sito Fattura PA:

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

 

Richiesta PIN per cassetto fiscale e servizi dell’Agenzia delle entrate:

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/richiestaPin.jsp 

 

Servizio per gli intermediari che inviano le fatture per il cliente:

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-3.htm

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