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Approfondimenti sulla fatturazione elettronica

Approfondimenti sulla fatturazione elettronica
Enzo La Rosa Oct 08, 2018

La conservazione delle fatture – vediamo come si fa  con l’introduzione della fattura elettronica.

La fatturazione elettronica non muta gli obblighi di conservazione delle fatture e dei registri IVA.  La procedura di conservazione richiederà il primo adeguamento da eseguirai entro il 31 gennaio 2020 e sarà svolto in due principali modalità:

  1. attraverso l’utilizzo di supporti fisici come dischi in azienda o semplici DVD o CD in cui saranno salvate le fatture preventivamente firmate digitalmente;
  2. attraverso il cloud, vale a dire il salvataggio su computer online.  

La seconda modalità  può avere costi di gestione e mantenimento più alti rispetto al primo metodo, ma il primo metodo non garantisce la sicurezza della dato. Ad esempio se il disco su cui sono consegnati i documenti dovesse rompersi tutti i dati andrebbero persi, così come se il DVD o il CD dovessero essere smarriti con esso andrebbero persi tutti i documenti.

La PEC può essere usata come strumento di conservazione?

Le fatture elettroniche possono essere scambiate usando la PEC. Questo strumento ha il valore di certificazione e di certezza del trasferimento da un soggetto ad un altro.
Quindi sarebbe lecito pensare che, essendo la PEC uno strumento online che contiene le fatture che ho ricevuto o inviato, possa assolvere anche al ruolo di strumento di conservazione dei documenti.
Però non è così: la PEC NON può assolvere a strumento di conservazione in quanto il suo ruolo è solo quello di dare certezza alla data di ricezione, mentre la conservazione implica che il contenuto del messaggio sia prodotto, indicizzato, storicizzato, sigillato con un firma elettronica e bloccato temporalmente con un’ulteriore firma apposta da una autorità certificata (time stamping).

Come cambia il protocollo delle fatture.

Con l’introduzione della fattura elettronica si  modifica la procedura di inserimento del protocollo del registro IVA nelle fatture ricevute.
Il passaggio alla fatturazione elettronica non consente di non applicare la regola dell’art 25 del DPR 633/72 che ci obbliga alla numerazione  progressiva delle fatture ricevute e di annotarle prima di esercitare il diritto al conteggio della liquidazione IVA.
Nella procedura applicata dalle aziende e dagli studi professionali attualmente si appone un numero sul documento cartaceo e poi si annota il protocollo nei registri IVA.
Il problema è che con la fattura elettronica questo  non è possibile perché il documento informatico non è modificabile per legge.
La soluzione che è stata comunicata dall’Agenzia delle Entrate è quella di inserire, attraverso un collegamento virtuale ad un altro documento, che contiene i dati di protocollo o per mezzo di un protocollo di collegamento.
Nel nostro programma di contabilità, per i clienti interni dello studio,  questo obbligo sarà gestito da noi .
Per i clienti esterni il loro  programma di contabilità dovrà associare al file della fattura il numero progressivo del protocollo. 

 

Photo by Elijah O'Donnell on Unsplash

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